Agiles Projektmanagement: Mit agiler Projektplanung flexibel und erfolgreich arbeiten

Agile Methoden ermöglichen es Teams, Projekte in überschaubare Arbeitsschritte zu unterteilen, regelmäßig Ergebnisse zu überprüfen und auf neue Anforderungen zu reagieren. Statt einen einmal festgelegten Plan starr abzuarbeiten, wird die Planung kontinuierlich weiterentwickelt.

Eine zentrale Rolle spielt dabei die agile Projektplanung. Sie schafft Struktur, ohne unnötig unflexibel zu werden.

Eine der bekanntesten Methoden des agilen Projektmanagements ist Scrum. Das Framework wird insbesondere in der Software- und Produktentwicklung eingesetzt, lässt sich aber auch auf viele andere komplexe Projekte übertragen.

Wer seine Kenntnisse in diesem Bereich gezielt erweitern möchte, kann sich bei cimdata in der Weiterbildung „Agiles Projektmanagement mit Scrum“ mit den Grundlagen und der praktischen Anwendung agiler Methoden beschäftigen.

Agile Projektplanung: Was bedeutet das eigentlich?

Bei der agilen Projektplanung wird nicht auf Planung verzichtet. Im Gegenteil: Planung bleibt ein zentraler Bestandteil des Projekterfolgs – sie funktioniert jedoch anders als im klassischen Projektmanagement.

Während klassische Projektplanung häufig versucht, möglichst viele Arbeitsschritte bereits zu Beginn festzulegen, arbeitet die agile Projektplanung mit unterschiedlichen Planungsebenen.

Das große Ziel bleibt erhalten, während die konkreten Aufgaben schrittweise geplant und priorisiert werden.

Vereinfacht lässt sich das so darstellen:

Produktziel → Anforderungen → Priorisierung → Sprint → Umsetzung → Feedback → Anpassung

Dadurch kann ein Team auf neue Erkenntnisse reagieren, ohne das gesamte Projekt neu planen zu müssen.

Agile Projektplanung bedeutet also nicht „Planung ohne Plan“, sondern flexible Planung mit regelmäßiger Überprüfung.

Klassisches vs. agiles Projektmanagement

Der Unterschied zwischen klassischem und agilem Projektmanagement lässt sich besonders gut anhand der Planung erklären.

Beim klassischen Ansatz wird häufig zunächst möglichst detailliert geplant. Anschließend wird der Plan Schritt für Schritt umgesetzt.

Beim agilen Projektmanagement wird dagegen in kürzeren Zyklen gearbeitet. Nach jedem Zyklus wird überprüft, was erreicht wurde, welche Erkenntnisse gewonnen wurden und welche Aufgaben als Nächstes wichtig sind.

Klassisches Projektmanagement

• langfristige Gesamtplanung

• fest definierte Projektphasen

• Änderungen können aufwendig sein

• Ergebnisse werden häufig erst am Ende umfassend bewertet

• Anforderungen werden möglichst früh festgelegt

Agiles Projektmanagement

• schrittweise Planung

• kurze Arbeitszyklen

• regelmäßiges Feedback

• Priorisierung nach aktuellem Bedarf

• flexible Reaktion auf Veränderungen

• kontinuierliche Verbesserung

Keine der beiden Methoden ist grundsätzlich für jedes Projekt besser. Entscheidend ist die jeweilige Projektsituation.

Wenn Anforderungen stabil und gut vorhersehbar sind, kann eine klassische Planung sinnvoll sein. Wenn dagegen Unsicherheit, Veränderung und komplexe Anforderungen eine große Rolle spielen, bietet agiles Projektmanagement häufig Vorteile.

Warum ist agile Projektplanung besonders bei komplexen Projekten sinnvoll?

Je komplexer ein Projekt ist, desto schwieriger ist es, am Anfang alle Details zuverlässig vorherzusagen.

Bei einem digitalen Produkt kann beispielsweise während der Entwicklung festgestellt werden, dass eine Funktion von Nutzerinnen und Nutzern anders verwendet wird als erwartet. Oder eine technische Lösung funktioniert zwar grundsätzlich, bietet aber nicht den gewünschten Mehrwert.

Ein agiles Team kann auf solche Erkenntnisse reagieren.

Statt monatelang an einer ursprünglichen Planung festzuhalten, wird geprüft:

Was wissen wir jetzt?

Was ist aktuell am wichtigsten?

Welche Funktion bringt den größten Nutzen?

Was sollte als Nächstes umgesetzt werden?

Diese Fragen bilden die Grundlage für eine flexible Projektplanung.

Scrum: Eine der bekanntesten agilen Methoden

Wenn über agiles Projektmanagement gesprochen wird, fällt häufig der Begriff Scrum.

Scrum ist ein Framework, das Teams dabei unterstützt, komplexe Produkte und Projekte in kurzen, wiederkehrenden Arbeitszyklen zu bearbeiten.

Diese Arbeitszyklen werden Sprints genannt.

Ein Sprint dauert einen festgelegten Zeitraum. Innerhalb dieses Zeitraums konzentriert sich das Team auf ausgewählte Aufgaben. Am Ende steht ein überprüfbares Ergebnis, das anschließend bewertet und weiterentwickelt werden kann.

So entsteht ein wiederkehrender Ablauf:

Planen → Umsetzen → Ergebnis überprüfen → Feedback einholen → Verbessern → nächsten Sprint planen

Die kontinuierliche Rückkopplung ist einer der wesentlichen Bestandteile agiler Arbeitsweisen.

Die wichtigsten Rollen im Scrum-Team

Scrum definiert klare Verantwortlichkeiten. Besonders wichtig sind die Rollen Product Owner, Scrum Master und Developer.

Product Backlog und Sprint Backlog

Ein zentraler Bestandteil der agilen Projektplanung in Scrum ist das Product Backlog.

Darin werden Anforderungen und Aufgaben gesammelt, die für das Produkt relevant sind. Die Einträge werden priorisiert und im Verlauf des Projekts weiterentwickelt.

Für einen konkreten Sprint wird daraus ein Sprint Backlog abgeleitet.

Damit entsteht eine Verbindung zwischen langfristigem Produktziel und kurzfristiger Umsetzung:

Product Backlog: Was könnte für das Produkt wichtig sein?

Sprint Backlog: Was wollen wir im aktuellen Sprint konkret bearbeiten?

Diese Struktur ermöglicht es, den Überblick über das Gesamtprojekt zu behalten und gleichzeitig auf die aktuell wichtigsten Aufgaben zu fokussieren.

Sprints: Projekte in überschaubare Einheiten aufteilen

Ein großes Projekt kann schnell unübersichtlich werden.

Agile Methoden begegnen diesem Problem, indem sie die Arbeit in kleinere Einheiten aufteilen.

Ein Sprint schafft dabei einen klar begrenzten Zeitraum. Das Team konzentriert sich auf ein definiertes Sprint Goal und versucht, am Ende ein nutzbares Ergebnis zu liefern.

Der Vorteil: Fortschritt wird nicht nur theoretisch geplant, sondern regelmäßig sichtbar.

Nach jedem Sprint kann überprüft werden:

• Was wurde erreicht?

• Was funktioniert bereits?

• Was muss verbessert werden?

• Welche Rückmeldungen gibt es?

• Was sollte als Nächstes priorisiert werden?

So wird die Projektplanung zu einem kontinuierlichen Prozess.

Daily Scrum, Sprint Review und Retrospektive

Scrum beinhaltet verschiedene regelmäßige Ereignisse, die die Zusammenarbeit strukturieren.

Agile Projektplanung mit User Stories

Ein weiterer wichtiger Bestandteil agiler Arbeit sind User Stories.

Sie beschreiben Anforderungen aus Sicht einer Nutzerin oder eines Nutzers. Statt ausschließlich technische Anforderungen zu formulieren, wird zunächst der gewünschte Nutzen betrachtet.

Eine User Story kann beispielsweise nach dem Prinzip aufgebaut sein:

Als [Nutzergruppe] möchte ich [Funktion], damit [Nutzen].

Dadurch wird deutlich, warum eine bestimmte Funktion benötigt wird.

User Stories können anschließend priorisiert, geschätzt und in die Sprintplanung aufgenommen werden.

Poker Planning: Aufwand gemeinsam einschätzen

Agile Teams müssen regelmäßig einschätzen, wie aufwendig einzelne Aufgaben sind.

Eine Methode dafür ist Planning Poker.

Dabei geben Teammitglieder ihre Einschätzung zum relativen Aufwand einer Aufgabe ab. Die unterschiedlichen Einschätzungen werden anschließend besprochen.

Der Vorteil liegt nicht nur in der Zahl selbst. Die Diskussion macht sichtbar, ob Teammitglieder eine Aufgabe unterschiedlich verstehen oder unterschiedliche Risiken sehen.

So wird aus einer scheinbar einfachen Aufwandsschätzung gleichzeitig ein Instrument für gemeinsamen Wissensaustausch.

Jira und digitale Werkzeuge für agile Projekte

Agiles Projektmanagement findet heute häufig mit digitalen Werkzeugen statt.

Ein bekanntes Beispiel ist Jira. Mit solchen Tools lassen sich unter anderem Backlogs verwalten, Aufgaben organisieren, Arbeitsfortschritte visualisieren und Sprints strukturieren.

Digitale Projektmanagement-Tools können besonders bei größeren Teams hilfreich sein, weil Informationen zentral verfügbar sind und der aktuelle Projektstatus leichter nachvollzogen werden kann.

Die cimdata-Weiterbildung Agiles Projektmanagement mit Scrum behandelt unter anderem die Arbeit mit Jira sowie Product Backlog, Sprint Backlog, Planning und Retrospektiven.

Agile Projektplanung in der Praxis: Ein Beispiel

Nehmen wir an, ein Unternehmen möchte eine neue Website entwickeln.

Bei einer vollständig klassischen Planung könnte zunächst das gesamte Projekt detailliert geplant werden:

• Konzeption

• Design

• technische Entwicklung

• Inhalte

• Tests

• Veröffentlichung

Im agilen Ansatz wird das Projekt stärker in nutzbare Teilbereiche zerlegt.

Ein erstes Sprint Goal könnte beispielsweise lauten:

„Die Nutzer können sich auf der neuen Website über das Unternehmen und seine wichtigsten Leistungen informieren.“

Das Team priorisiert die dafür notwendigen Aufgaben.

Nach dem Sprint wird das Ergebnis betrachtet. Vielleicht zeigen erste Rückmeldungen, dass bestimmte Inhalte fehlen oder die Navigation anders aufgebaut werden sollte.

Diese Erkenntnisse fließen in die weitere Planung ein.

Das Projekt entwickelt sich dadurch Schritt für Schritt weiter.

Welche Herausforderungen bringt agiles Projektmanagement mit sich?

Agiles Projektmanagement ist kein Selbstläufer.

Ein Unternehmen kann nicht einfach Scrum einführen und automatisch bessere Ergebnisse erwarten.

Eine der größten Herausforderungen besteht darin, dass agile Arbeitsweisen eine entsprechende Unternehmenskultur und Zusammenarbeit voraussetzen.

Teams benötigen klare Verantwortlichkeiten und müssen bereit sein, transparent zu arbeiten. Auch Stakeholder müssen verstehen, dass sich Anforderungen im Projektverlauf verändern können.

Ein weiteres Problem entsteht, wenn agile Methoden nur oberflächlich übernommen werden.

Nur tägliche Meetings abzuhalten und Aufgaben auf einem digitalen Board zu verschieben, macht ein Projekt noch nicht automatisch agil.

Agilität bedeutet vielmehr, iterativ zu arbeiten, Feedback ernst zu nehmen, Prioritäten regelmäßig zu überprüfen und aus Erfahrungen zu lernen.

Agile Projektplanung und Künstliche Intelligenz

Auch Künstliche Intelligenz eröffnet neue Möglichkeiten für die agile Projektarbeit.

KI kann beispielsweise dabei unterstützen, Informationen zu strukturieren, Anforderungen vorzubereiten, Texte zu formulieren oder Arbeitsprozesse zu analysieren.

Gleichzeitig verändert KI auch die Arbeit in agilen Rollen. Teams müssen zunehmend entscheiden, welche Aufgaben sinnvoll automatisiert werden können und an welchen Stellen menschliche Bewertung, Kreativität und Verantwortung entscheidend bleiben.

Die Weiterbildung von cimdata greift deshalb auch den Einsatz von KI in der agilen Praxis auf und betrachtet dessen Auswirkungen auf agile Rollen.

Für wen eignet sich agiles Projektmanagement?

Kenntnisse im agilen Projektmanagement können für viele Fachbereiche interessant sein.

Besonders relevant sind sie beispielsweise für:

• Projektleiterinnen und Projektleiter

• IT-Projektmanager

• Webentwicklerinnen und Webentwickler

• Webdesignerinnen und Webdesigner

• Product Owner

• Scrum Master

• Fachkräfte aus Informatik und Wirtschaftsinformatik

• Mitarbeitende in digitalen Projekten

• Teams in Unternehmen mit agilen Arbeitsweisen

Agile Methoden sind dabei nicht ausschließlich auf Softwareentwicklung beschränkt. Die Grundprinzipien – iterative Planung, regelmäßiges Feedback, Priorisierung und kontinuierliche Verbesserung – können auch in anderen komplexen Projekten eingesetzt werden.

Agile Projektplanung lernen und Scrum professionell einsetzen

Wer agiles Projektmanagement nicht nur theoretisch kennenlernen, sondern strukturiert erlernen möchte, kann sich gezielt weiterbilden.

Die cimdata Weiterbildung „Agiles Projektmanagement mit Scrum“ vermittelt in vier Wochen grundlegende Konzepte des agilen Projektmanagements und zeigt, wie Scrum in der Praxis eingesetzt werden kann.

Auf dem Lehrplan stehen unter anderem:

• Grundlagen von Scrum

• Scrum-Werte und Prinzipien

• Product Owner, Scrum Master und Developer

• Product Backlog und Product Goal

• Sprint Backlog und Sprint Goal

• Daily Scrum

• Sprint Review

• Sprint Retrospektive

• Increment und Definition of Done

• Planning Poker

• User Story Mapping

• Jira

• praktische Retrospektiven

• Analyse von Stellenangeboten

• Einsatz von KI in der agilen Praxis

Die Weiterbildung bereitet außerdem auf die Zertifizierung Professional Scrum Master I (PSM I) vor. Für die englischsprachige Prüfung sind entsprechende Englischkenntnisse erforderlich.

Lernen bei cimdata: Flexibel von zu Hause oder vor Ort

Die Weiterbildung „Agiles Projektmanagement mit Scrum“ dauert vier Wochen und findet montags bis freitags von 08:30 bis 16:15 Uhr statt. Je nach Angebot kann die Teilnahme von zu Hause oder in einem cimdata Lerninstitut erfolgen.

Damit lässt sich die Weiterbildung auch mit einer modernen, digitalen Lernumgebung verbinden.

Welche Voraussetzungen gibt es?

Die Weiterbildung richtet sich laut cimdata insbesondere an Absolventinnen und Absolventen eines Studiums oder einer Ausbildung aus Bereichen wie Webentwicklung, Wirtschaftsinformatik und Informatik. Sie kann darüber hinaus auch für weitere Fachrichtungen mit betriebswirtschaftlichem Bezug oder für Personen mit mehrjähriger entsprechender Berufserfahrung interessant sein.

Gute Computerkenntnisse sind von Vorteil. Für die englischsprachige PSM-I-Prüfung werden Englischkenntnisse benötigt.

Kann die Weiterbildung gefördert werden?

Unter bestimmten Voraussetzungen bestehen Fördermöglichkeiten. cimdata nennt unter anderem den Bildungsgutschein nach SGB II und SGB III, Förderungen durch Rentenversicherungsträger und Berufsgenossenschaften sowie den Berufsförderungsdienst der Bundeswehr. Darüber hinaus können je nach individueller Situation weitere Fördermöglichkeiten infrage kommen.

Welche Förderung im Einzelfall möglich ist, hängt von den persönlichen Voraussetzungen und dem jeweiligen Kostenträger ab.