Was soll im Arbeitszeugnis stehen? Inhalte, Aufbau und wichtige Formulierungen

Was soll im Arbeitszeugnis stehen? Die wichtigsten Inhalte im Überblick

Ein Arbeitszeugnis muss mindestens Angaben zur Art und Dauer Ihrer Beschäftigung enthalten. Wenn Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen, kommen zusätzlich die Beurteilung Ihrer Arbeitsleistung und Ihres Verhaltens hinzu. Diese Unterscheidung ist in § 109 der Gewerbeordnung (GewO) geregelt.

Ein vollständiges qualifiziertes Arbeitszeugnis umfasst üblicherweise folgende Bestandteile:

• Überschrift: Kennzeichnung als Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis.

• Einleitung: Angaben zu Ihrer Person, Ihrer Position und der Beschäftigungsdauer.

• Tätigkeitsbeschreibung: Darstellung Ihrer wesentlichen Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Kompetenzen.

• Leistungsbeurteilung: Bewertung Ihrer Fachkenntnisse, Motivation, Arbeitsweise, Belastbarkeit und Arbeitsergebnisse.

• Verhaltensbeurteilung: Einschätzung Ihres Verhaltens gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie gegebenenfalls Kunden und Geschäftspartnern.

• Schlussabsatz: Üblicherweise Angaben zum Ausscheiden sowie Dankes- und Zukunftswünsche, sofern diese aufgenommen werden.

• Ausstellungsdatum und Unterschrift: Formale Angaben zum Abschluss des Zeugnisses.

Die genaue Gestaltung kann je nach Position, Branche, Dauer der Beschäftigung und Art des Zeugnisses variieren. Entscheidend ist, dass die wesentlichen Tätigkeiten und Bewertungen nachvollziehbar, individuell und verständlich dargestellt werden.

1. Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis?

Bevor Sie prüfen, was in Ihrem Arbeitszeugnis stehen soll, sollten Sie wissen, welche Zeugnisart Sie benötigen. Grundsätzlich wird zwischen dem einfachen und dem qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden.

Einfaches Arbeitszeugnis

Ein einfaches Arbeitszeugnis enthält die wesentlichen Angaben zur Art und Dauer Ihrer Beschäftigung. Es bestätigt damit insbesondere, wann Sie in einem Unternehmen gearbeitet haben und welche Tätigkeit Sie ausgeübt haben.

Typische Inhalte sind:

• Ihr Name und Ihre berufliche Position

• Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses

• Art und Aufgabenbereich Ihrer Tätigkeit

Eine Bewertung Ihrer Leistung oder Ihres Verhaltens ist bei dieser Zeugnisart nicht vorgesehen.

Ein einfaches Arbeitszeugnis kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn Sie lediglich einen Beschäftigungsnachweis benötigen. Für Bewerbungen ist es allerdings häufig weniger aussagekräftig als ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält zusätzlich eine Beurteilung Ihrer Leistung und Ihres Verhaltens während des Arbeitsverhältnisses. Sie können als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer verlangen, dass diese Angaben aufgenommen werden.

Neben der Tätigkeitsbeschreibung umfasst das qualifizierte Arbeitszeugnis beispielsweise:

• Ihre fachlichen Kenntnisse und Fähigkeiten

• Ihre Arbeitsbereitschaft und Motivation

• Ihre Arbeitsweise und Belastbarkeit

• Ihre Arbeitsergebnisse und Erfolge

• Ihre Zusammenarbeit mit anderen

• Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie weiteren relevanten Personengruppen

Tipp: Wenn Sie sich beruflich neu orientieren möchten, ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis in der Regel die bessere Wahl. Es bietet potenziellen Arbeitgebern einen umfassenderen Eindruck von Ihren fachlichen und persönlichen Kompetenzen.

2. Die Einleitung: Welche Angaben gehören an den Anfang?

Zu Beginn des Arbeitszeugnisses werden Sie als beschäftigte Person vorgestellt. Die Einleitung schafft den notwendigen Kontext für die anschließende Tätigkeitsbeschreibung und Leistungsbewertung.

Üblicherweise enthält sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Position und die Dauer Ihrer Beschäftigung. Weitere Angaben, beispielsweise Ihr Geburtsdatum, sind je nach Einzelfall möglich, aber nicht grundsätzlich erforderlich.

Eine typische Formulierung lautet:

„Herr Max Mustermann war vom 1. März 2022 bis zum 30. September 2026 als Marketing Manager in unserem Unternehmen tätig.“

Die Einleitung sollte sachlich, korrekt und eindeutig sein. Prüfen Sie deshalb, ob Ihr Name, Ihre Berufsbezeichnung und die Beschäftigungsdaten richtig angegeben sind.

Wenn Sie während Ihrer Beschäftigung verschiedene Positionen übernommen haben, sollte der berufliche Werdegang im Unternehmen nachvollziehbar werden. So können spätere Arbeitgeber erkennen, wie sich Ihr Aufgabenbereich und Ihre Verantwortung entwickelt haben.

3. Die Tätigkeitsbeschreibung: Was haben Sie im Unternehmen gemacht?

Die Tätigkeitsbeschreibung ist ein zentraler Bestandteil Ihres Arbeitszeugnisses. Sie zeigt, welche Aufgaben Sie übernommen haben, in welchen Bereichen Sie tätig waren und welche Verantwortung Sie getragen haben.

Eine gute Tätigkeitsbeschreibung ist weder zu allgemein noch unnötig ausführlich. Sie konzentriert sich auf die Aufgaben, die für Ihre Position und Ihre berufliche Entwicklung besonders relevant sind.

Je nach Tätigkeit können dazu gehören:

• Fachliche Aufgaben und tägliche Arbeitsabläufe

• Verantwortungsbereiche und Entscheidungsbefugnisse

• Projekte und besondere Aufgaben

• Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen

• Kundenkontakt und Kommunikation

• Führungsverantwortung und Personalentwicklung

• Spezielle Fachkenntnisse und eingesetzte Methoden

Beispiel für eine Tätigkeitsbeschreibung

„Zu den wesentlichen Aufgaben von Frau Mustermann gehörten die Planung und Umsetzung digitaler Marketingkampagnen, die Analyse relevanter Kennzahlen, die Pflege der Unternehmenswebsite sowie die Koordination externer Dienstleister. Darüber hinaus verantwortete sie die Erstellung regelmäßiger Reportings und arbeitete eng mit dem Vertrieb und der Geschäftsleitung zusammen.“

Diese Beschreibung vermittelt ein konkretes Bild der Tätigkeit. Sie macht sichtbar, welche fachlichen Anforderungen mit der Position verbunden waren.

Worauf sollten Sie achten?

Kontrollieren Sie, ob die wichtigsten Aufgaben vollständig aufgeführt sind. Insbesondere bei qualifizierten Tätigkeiten sollten besondere Verantwortungsbereiche, anspruchsvolle Projekte und relevante Erfolge nicht fehlen.

Wenn Sie beispielsweise ein Team geleitet, ein Budget verantwortet oder eigenständig Projekte gesteuert haben, sollte dies angemessen berücksichtigt werden.

Auch eine Beförderung oder ein Wechsel in eine verantwortungsvollere Position kann im Zeugnis dokumentiert werden. Dadurch wird Ihre berufliche Entwicklung besser nachvollziehbar.

4. Die Leistungsbeurteilung: Wie wird Ihre Arbeit bewertet?

Im qualifizierten Arbeitszeugnis wird nicht nur beschrieben, was Sie getan haben. Es bewertet auch, wie Sie Ihre Aufgaben erledigt haben.

Die Leistungsbeurteilung gehört deshalb zu den wichtigsten Abschnitten, wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis prüfen möchten.

Üblicherweise werden mehrere Aspekte berücksichtigt.

Fachkenntnisse und Arbeitsbefähigung

Hier geht es darum, welche Kenntnisse und Fähigkeiten Sie besitzen und wie Sie diese im Berufsalltag einsetzen.

Mögliche Formulierungen sind:

• „Sie verfügt über fundierte Fachkenntnisse, die sie jederzeit sicher in der Praxis einsetzt.“

• „Er verfügt über umfassende Fachkenntnisse und setzt diese erfolgreich zur Lösung komplexer Aufgaben ein.“

• „Sie arbeitet sich schnell in neue Themengebiete ein und erweitert ihre Kenntnisse kontinuierlich.“

Achten Sie darauf, ob die Formulierungen zu Ihren tatsächlichen Aufgaben und Anforderungen passen.

Arbeitsbereitschaft und Motivation

Dieser Bereich beschreibt, mit welchem Engagement Sie Ihre Aufgaben angehen und wie eigeninitiativ Sie arbeiten.

Beispiele:

• „Sie zeigte jederzeit eine hohe Einsatzbereitschaft und großes Engagement.“

• „Er arbeitete stets motiviert und brachte eigene Ideen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe ein.“

• „Sie erledigte die ihr übertragenen Aufgaben zuverlässig und mit der erforderlichen Sorgfalt.“

Arbeitsweise und Belastbarkeit

Die Arbeitsweise beschreibt, wie strukturiert, sorgfältig und selbstständig Sie Ihre Aufgaben erledigen. Auch Ihre Belastbarkeit und Ihr Umgang mit anspruchsvollen Situationen können berücksichtigt werden.

Beispiele:

• „Sie arbeitete stets selbstständig, strukturiert und äußerst sorgfältig.“

• „Er überzeugte durch eine effiziente Arbeitsorganisation und eine hohe Belastbarkeit.“

• „Auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen behielt sie den Überblick und setzte die richtigen Prioritäten.“

Arbeitsergebnisse und Erfolge

Ein gutes Arbeitszeugnis sollte die Qualität Ihrer Arbeit und Ihre Ergebnisse angemessen widerspiegeln.

Je nach Tätigkeit können beispielsweise Projektabschlüsse, Prozessverbesserungen, Kundenzufriedenheit, erreichte Ziele oder wirtschaftliche Ergebnisse berücksichtigt werden.

Beispiele:

• „Sie erzielte durchweg sehr gute Arbeitsergebnisse.“

• „Er setzte Projekte termingerecht und in hoher Qualität um.“

• „Sie trug durch ihre strukturierte Arbeitsweise wesentlich zur Optimierung interner Prozesse bei.“

Konkrete Erfolge machen das Arbeitszeugnis besonders aussagekräftig. Sie sollten allerdings sachlich korrekt und nachvollziehbar dargestellt werden.

5. Welche Noten stehen hinter typischen Arbeitszeugnisformulierungen?

Arbeitszeugnisse enthalten häufig standardisierte Formulierungen, anhand derer sich die Bewertung der Arbeitsleistung einschätzen lässt. Besonders bekannt ist die sogenannte Zufriedenheitsformel.

Die folgenden Beispiele zeigen typische Formulierungen und ihre übliche Einordnung. Sie dienen als Orientierung und stellen keine starre gesetzliche Notenskala dar.

• Sehr gut: „Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“

• Gut: „Stets zu unserer vollen Zufriedenheit“

• Befriedigend: „Zu unserer vollen Zufriedenheit“

• Ausreichend bis schwach: „Zu unserer Zufriedenheit“

• Eher schwach: „Im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit“

Die tatsächliche Bewertung ergibt sich jedoch nicht allein aus einem einzelnen Satz. Auch der Zusammenhang, weitere Leistungsmerkmale und die konkrete Zeugnisformulierung sind entscheidend.

Worauf sollten Sie besonders achten?

Begriffe wie „stets“, „jederzeit“ oder „vollumfänglich“ können die Bewertung verstärken. Fehlt eine solche Verstärkung, bedeutet das nicht automatisch, dass Ihr Arbeitszeugnis schlecht ist. Die Einordnung hängt von der vollständigen Formulierung ab.

Vergleichen Sie deshalb die Leistungsbeurteilung insgesamt. Wenn Ihre Arbeit beispielsweise als sehr zuverlässig beschrieben wird, die zusammenfassende Bewertung aber deutlich schwächer ausfällt, kann es sinnvoll sein, nachzufragen.

Wichtig ist außerdem: Ein Arbeitszeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Versteckte negative Botschaften oder bewusst missverständliche Formulierungen sind nach § 109 Abs. 2 GewO unzulässig.

6. Die Verhaltensbeurteilung: Wie wird Ihre Zusammenarbeit bewertet?

Neben der fachlichen Leistung spielt das Verhalten im Arbeitsalltag eine wichtige Rolle. Die Verhaltensbeurteilung beschreibt, wie Sie mit anderen Menschen im beruflichen Umfeld zusammenarbeiten.

Dazu gehören insbesondere:

• Das Verhalten gegenüber Vorgesetzten

• Die Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen

• Der Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern, sofern relevant

• Kommunikationsfähigkeit und Teamarbeit

• Bei Führungspositionen zusätzlich das Führungsverhalten

Eine positive Formulierung könnte beispielsweise lauten:

„Ihr Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kunden war jederzeit vorbildlich. Sie überzeugte durch ihre kooperative Art, ihre Kommunikationsstärke und ihre hohe Serviceorientierung.“

Bei Führungskräften sollte zusätzlich deutlich werden, wie sie Mitarbeitende führen, motivieren, fördern und organisatorische Verantwortung übernehmen.

Die Reihenfolge der genannten Personengruppen

In der Praxis wird die Reihenfolge häufig beachtet. Eine verbreitete Formulierung nennt zunächst Vorgesetzte, dann Kolleginnen und Kollegen und anschließend Kunden.

Eine abweichende Reihenfolge ist allerdings nicht automatisch ein Hinweis auf eine schlechte Bewertung. Entscheidend ist der Gesamtzusammenhang und ob die Aussagen inhaltlich nachvollziehbar sind.

7. Was soll im Schlussabsatz eines Arbeitszeugnisses stehen?

Der Schlussabsatz enthält häufig Angaben zum Ausscheiden aus dem Unternehmen sowie einen Dank für die Zusammenarbeit und Wünsche für die berufliche Zukunft.

Eine typische Schlussformulierung lautet:

„Frau Mustermann verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir bedanken uns für die stets gute Zusammenarbeit und wünschen ihr für ihre berufliche und private Zukunft weiterhin viel Erfolg und alles Gute.“

In einem Arbeitszeugnis können sich Schlussformulierungen auf unterschiedliche Aspekte beziehen:

• Beendigungsgrund: beispielsweise das Ausscheiden auf eigenen Wunsch, sofern dies zutreffend und passend ist.

• Dank: Anerkennung für die geleistete Arbeit und Zusammenarbeit.

• Bedauern: Ausdruck des Bedauerns über das Ausscheiden.

• Zukunftswünsche: Wünsche für den weiteren beruflichen und privaten Weg.

Ist eine Dankes- und Wunschformel verpflichtend?

Nein. Ein gesetzlicher Anspruch auf eine Dankes-, Bedauerns- oder Wunschformel besteht grundsätzlich nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat dies unter anderem im Urteil vom 11. Dezember 2012 (Az. 9 AZR 227/11) klargestellt.

Wenn Sie ein Arbeitszeugnis prüfen, sollten Sie daher zwischen rechtlich erforderlichen Bestandteilen und üblichen, aber freiwilligen Formulierungen unterscheiden.

Fehlt eine Dankesformel, ist das allein noch kein Beweis für eine schlechte Bewertung. Wenn der Schlussabsatz allerdings inhaltlich nicht zum übrigen Zeugnis passt, kann sich eine genauere Prüfung lohnen.

8. Formale Anforderungen: Datum, Unterschrift und Verständlichkeit

Neben den inhaltlichen Aussagen sollte ein Arbeitszeugnis auch formal korrekt gestaltet sein.

Achten Sie insbesondere auf folgende Punkte:

• Vollständigkeit: Die wesentlichen Angaben zur Beschäftigung und, beim qualifizierten Zeugnis, zu Leistung und Verhalten sind enthalten.

• Richtigkeit: Namen, Beschäftigungsdaten, Positionen und Tätigkeiten stimmen.

• Verständlichkeit: Das Zeugnis ist klar und nachvollziehbar formuliert.

• Einheitliche Gestaltung: Aufbau, Schriftbild und Formatierung sind ordentlich und professionell.

• Ausstellungsdatum: Das Datum ist angegeben und sachlich passend.

• Unterschrift: Das Zeugnis ist ordnungsgemäß von einer hierzu befugten Person unterzeichnet.

Das Arbeitszeugnis ist grundsätzlich schriftlich zu erteilen. Seit dem 1. Januar 2025 kann es mit Einwilligung der beschäftigten Person auch elektronisch ausgestellt werden. Dafür gelten besondere Anforderungen, insbesondere hinsichtlich der qualifizierten elektronischen Signatur.

Ein Zeugnis in Tabellenform, das lediglich einzelne Eigenschaften wie Schulnoten aufführt, genügt den Anforderungen an ein qualifiziertes Arbeitszeugnis regelmäßig nicht. Die individuelle Beurteilung wird üblicherweise in einem zusammenhängenden Text formuliert.

9. Was darf nicht im Arbeitszeugnis stehen?

Ein Arbeitszeugnis soll über die berufliche Tätigkeit und die erbrachte Leistung informieren. Dabei müssen die gesetzlichen Anforderungen an Wahrheit, Klarheit und Verständlichkeit eingehalten werden.

Nicht jede persönliche Information gehört deshalb in das Zeugnis.

Problematisch können insbesondere sein:

• Unwahre Angaben über Ihre Tätigkeit oder Leistung

• Bewusst missverständliche oder versteckte negative Aussagen

• Unangemessene persönliche Wertungen ohne beruflichen Bezug

• Einzelne Vorfälle, die für die gesamte Beschäftigung nicht charakteristisch sind

• Unnötige private Informationen ohne sachlichen Bezug zur Tätigkeit

Auch sensible persönliche Umstände sollten nicht ohne rechtlich tragfähigen Grund zum Gegenstand des Zeugnisses gemacht werden.

Grundsätzlich gilt: Ein Arbeitszeugnis muss wahrheitsgemäß sein und zugleich das berufliche Fortkommen der beschäftigten Person angemessen berücksichtigen. Daraus folgt allerdings kein Anspruch darauf, unabhängig von der tatsächlichen Leistung ausschließlich positiv bewertet zu werden.

10. Arbeitszeugnis erhalten: Welche Rechte haben Sie?

Wenn Sie aus einem Unternehmen ausscheiden, haben Sie nach § 109 GewO Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Sie können dabei ein einfaches oder ein qualifiziertes Zeugnis verlangen.

Das Gesetz sieht grundsätzlich einen Anspruch auf ein Zeugnis bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vor. Ein Zwischenzeugnis während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses kommt insbesondere bei einem berechtigten Interesse in Betracht, beispielsweise bei einem Wechsel der Führungskraft oder einer Versetzung.

Was können Sie tun, wenn das Arbeitszeugnis fehlerhaft ist?

Wenn Sie feststellen, dass wichtige Aufgaben fehlen, Daten falsch sind oder die Bewertung nicht nachvollziehbar erscheint, sollten Sie zunächst die konkreten Punkte sammeln.

Gehen Sie dabei möglichst systematisch vor:

1. Prüfen Sie alle persönlichen Angaben und Beschäftigungsdaten.

2. Vergleichen Sie die Tätigkeitsbeschreibung mit Ihren tatsächlichen Aufgaben.

3. Kontrollieren Sie die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung.

4. Markieren Sie unklare, widersprüchliche oder sachlich falsche Formulierungen.

5. Bitten Sie den Arbeitgeber um eine konkrete Korrektur und begründen Sie Ihren Wunsch.

Ob ein Anspruch auf Berichtigung besteht, hängt vom Einzelfall ab. Insbesondere bei der gewünschten Leistungsnote und bei strittigen Bewertungen können die tatsächlichen Umstände und die rechtlichen Maßstäbe entscheidend sein.

Wenn Sie Zweifel an Ihrem Zeugnis haben, kann eine Beratung durch eine geeignete arbeitsrechtliche Beratungsstelle oder eine Rechtsanwältin beziehungsweise einen Rechtsanwalt sinnvoll sein.

11. Checkliste: Ist Ihr Arbeitszeugnis vollständig?

Mit dieser Checkliste können Sie Ihr Arbeitszeugnis vor einer Bewerbung oder dem Abschluss eines Arbeitsverhältnisses überprüfen.

• Ist das Dokument eindeutig als Arbeitszeugnis oder Zwischenzeugnis gekennzeichnet?

• Sind Ihr Name, Ihre Position und die Beschäftigungsdauer korrekt angegeben?

• Sind Ihre wichtigsten Aufgaben und Verantwortungsbereiche vollständig beschrieben?

• Sind relevante Projekte, besondere Kompetenzen und berufliche Entwicklungen berücksichtigt?

• Enthält das qualifizierte Arbeitszeugnis eine Leistungsbeurteilung?

• Wird Ihr Verhalten gegenüber relevanten Personengruppen beurteilt?

• Passen die einzelnen Bewertungen inhaltlich zusammen?

• Sind alle Formulierungen klar und verständlich?

• Sind Ausstellungsdatum und Unterschrift vorhanden?

• Haben Sie mögliche Fehler oder fehlende Angaben dokumentiert?

Wenn Sie mehrere Punkte nicht abhaken können, bedeutet das nicht automatisch, dass Ihr Zeugnis rechtswidrig ist. Die Checkliste hilft Ihnen jedoch dabei, mögliche Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen.

Fazit: Was soll im Arbeitszeugnis stehen?

Ein gutes Arbeitszeugnis sollte Ihre berufliche Tätigkeit vollständig, verständlich und angemessen darstellen. Dazu gehören eine korrekte Einleitung, eine aussagekräftige Beschreibung Ihrer Aufgaben sowie – beim qualifizierten Arbeitszeugnis – eine nachvollziehbare Beurteilung Ihrer Leistung und Ihres Verhaltens.

Auch formale Angaben wie Ausstellungsdatum und Unterschrift müssen berücksichtigt werden. Schlussformulierungen mit Dank und Zukunftswünschen sind üblich, aber grundsätzlich nicht verpflichtend.

Wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis erhalten, lohnt es sich deshalb, nicht nur auf einzelne Formulierungen zu achten. Entscheidend ist, ob das Dokument insgesamt ein stimmiges und zutreffendes Bild Ihrer beruflichen Tätigkeit vermittelt.

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